Stranka je lahko fizična ali pravna oseba, ki nastopa kot imetnik tirnega vozila (to je oseba, ki je lastnik tirnega vozila ali ima pravico tirno vozilo uporabljati v železniškem prometu in se kot tak vpiše v register tirnih vozil).
V primerih tirnih vozil, katerih področje uporabe je omejeno na območje RS in se registrirajo v RS, odloča v postopku nacionalni varnostni organ (AŽP). V primerih, ko področje uporabe obsega poleg RS tudi območje drugih držav članic EU, lahko imetnik tirnega vozila sam izbere državo, v kateri bo registriral tirno vozilo, kar pomeni, da postopek vodi nacionalni varnostni organ (ali registracijski organ) izbrane države članice EU.
Vpis oziroma spremembe registrskih podatkov se izvedejo na podlagi vloge, ki mora biti podana na standardnem e-obrazcu za registracijo (>>> word; >>> pdf), kot je določen v dodatku 4 Sklepa (EU) 2018/1614 in se uporabi v primeru:
- nove registracije,*
- spremembe EVN,*
- posodobitve podatkov,
- spremembe statusa registracije.
Vloge morajo biti podane v pisni obliki, in sicer jih lahko prosilci oddajo po pošti oziroma osebno na naslov: Javna agencija za železniški promet Republike Slovenije, Kopitarjeva ulica 5, Maribor, ali v elektronski obliki na e-naslov gp.azp@azp.si.
*Glej zavihek EVN.
Varnostni organ je kot registracijski subjekt na podlagi 6. člena Sklepa (EU) 2018/1614 dolžan zagotavljati točnost podatkov, ki se vpisujejo v EVR, zato je vlogi (izpolnjenemu standardnemu e-obrazcu za registracijo) treba priložiti tudi verodostojna dokazila, ki izkazujejo dejstva, na podlagi katerih se vpisujejo oziroma spreminjajo podatki v EVR. Slednje velja predvsem za vpis oziroma spremembo podatkov, ki se nanašajo na lastnika, imetnika in ECM (npr. kupo-prodajne pogodbe, pogodbe o najemu).
Vpis podatkov v ERV se izvede v 20 delovnih dneh od prejema izpolnjene vloge. V tem času registracijski subjekt (AŽP) registrira vozilo ali zahteva popravek ali pojasnilo (dopolnitev vloge).
Znesek upravne takse se določi v skladu z Zakonom o upravnih taksah. Taksa za vložitev vloge znaša 4,50 evra. Taksa za vpis ali spremembo podatkov znaša 21,60 evra za posamezno vozilo (pri čemer se kot vozilo šteje vsaka enota, ki ima določeno svojo EVN številko).
Zoper odločbo varnostnega organa je dovoljena pritožba v 15 dneh od njene vročitve na drugostopenjski organ: Republika Slovenija, Ministrstvo za infrastrukturo, Langusova ulica 4, 1535 Ljubljana. Zoper odločbo ministrstva ni pritožbe, možno pa je sprožiti upravni spor.