Vsakemu tirnemu vozilu se pred uporabo v omrežju določi subjekt, ki je zadolžen za njegovo vzdrževanje, in subjekt se vpiše v register tirnih vozil. Subjekt, zadolžen za vzdrževanje, s sistemom vzdrževanja zagotovi, da tirna vozila, za vzdrževanje katerih je zadolžen, varno obratujejo. V ta namen mora vzpostaviti sistem vzdrževanja, ki obsega te funkcije:

a) funkcija upravljanja, ki nadzoruje in usklajuje funkcije vzdrževanja iz točk b) do č) ter zagotavlja varno stanje vozil v železniškem sistemu;

b) funkcija razvoja vzdrževanja, ki je odgovorna za upravljanje dokumentacije o vzdrževanju, vključno s konfiguracijo na podlagi projektnih in operativnih podatkov ter učinkovitosti in izmenjavi izkušenj;

c) funkcija upravljanja vzdrževanja voznega parka, ki upravlja odstranitev vozil zaradi vzdrževanja in njihovo vrnitev v obratovanje po vzdrževanju;

č) funkcija izvajanja vzdrževanja, ki izvaja potrebno tehnično vzdrževanje vozil ali njegovih delov, vključno z dokumentacijo o sprostitvi v obratovanje.

Subjekt, zadolžen za vzdrževanje, samostojno izvaja funkcijo upravljanja, vendar lahko funkcije vzdrževanja iz točk b) do č) dodeli v zunanje izvajanje drugim pogodbenikom.

Subjekt, zadolžen za vzdrževanje, oziroma nosilec posamezne funkcije sistema vzdrževanja mora izpolnjevati pogoje iz predpisa, ki ureja vzdrževanje tirnih vozil, in predpisa, ki ureja sistem izdajanja spričeval subjektom, zadolženim za vzdrževanje vozil. Ob izpolnitvi vseh predpisanih pogojev certifikacijski organ subjektu, zadolženemu za vzdrževanje, izda spričevalo subjekta, zadolženega za vzdrževanje, nosilcu posamezne funkcije sistema vzdrževanja pa spričevalo o funkciji sistema vzdrževanja.

Spričevalo subjekta, zadolženega za vzdrževanje, velja največ pet let. Subjekt, zadolžen za vzdrževanje, ki mu je bilo izdano spričevalo, certifikacijski organ brez odlašanja obvesti o vseh spremembah, ki bi lahko vplivale na veljavnost spričevala.

Spričevala subjektov, zadolženih za vzdrževanje, izdana v drugi državi članici Evropske unije, veljajo tudi v Republiki Sloveniji.