Za izvajanje prevoznih storitev mora prevoznik pridobiti licenco. Licenca je dovoljenje, ki ga licenčni organ izda prevozniku in s katero se prevozniku prizna njegova sposobnost, da kot prevoznik v železniškem prometu opravlja storitve železniškega prevoza. Licenca ne daje pravice dostopa do železniške infrastrukture. 

Licenca velja toliko časa, dokler prevoznik izpolnjuje pogoje in zahteve, ki jih predpisujejo nacionalna zakonodaja in na njeni podlagi izdani predpisi.

Če prevoznik ne izvaja prevoznih storitev v železniškem prometu vsaj šest mesecev ali jih ne začne izvajati šest mesecev od njene podelitve, lahko licenčni organ vnovič preveri izpolnjevanje pogojev za njeno pridobitev ter jo lahko začasno odvzame. 

Prevozniku se podeli licenca oziroma se podaljša veljavnost začasne licence, če izpolnjuje pogoje za njeno pridobitev. Pogoje za pridobitev licence mora prevoznik izpolnjevati ves čas njene veljavnosti.

Če namerava prevoznik spremeniti ali razširiti svojo dejavnost železniškega prevoza, za katero mu je bila podeljena licenca, in bi to vplivalo na varnost železniškega prometa, mora licenco predložiti licenčnemu organu v vnovični pregled. 

V tem primeru licenčni organ znova preveri izpolnjevanje pogojev za pridobitev licence. Če prevoznik izpolnjuje pogoje za pridobitev licence, licenčni organ izda odločbo, s katero spremeni že izdano odločbo o podelitvi licence, v primeru neizpolnjevanja pogojev za pridobitev licence pa licenco začasno oziroma trajno odvzame.