Vlagatelj, ki zahteva izdajo spričevala subjekta, zadolženega za vzdrževanje, oziroma spričevala za funkcije vzdrževanja, je lahko: prevoznik v železniškem prometu, upravljavec infrastrukture, imetnik, vzdrževalec, proizvajalec ali drugi.
Subjekt za izdajo spričevala subjekta, zadolženega za vzdrževanje, oziroma spričevala za funkcije vzdrževanja, je certifikacijski organ, ki je nacionalni varnostni organ (v Republiki Sloveniji se za varnostni organ (NSA) šteje Javna agencija za železniški promet Republike Slovenije – AŽP).
Vloga za izdajo spričevala subjekta, zadolženega za vzdrževanje, ali spričevala za funkcije vzdrževanja se vloži pri certifikacijskem organu na obrazcu iz priloge III Izvedbene uredbe Komisije (EU) 2019/779.
Vloga vključuje dokazila glede izpolnjevanja zahtev in postopkov iz priloge II Izvedbene uredbe Komisije (EU) 2019/779 in opis strategije za zagotovitev neprekinjene skladnosti z zahtevami iz priloge II Izvedbene uredbe Komisije (EU) 2019/779 po pridobitvi spričevala subjekta, zadolženega za vzdrževanje, oziroma spričevala za funkcije vzdrževanja, vključno s skladnostjo z Uredbo Komisije (EU) št. 1078/2012.
Vloga za izdajo spričevala subjekta, zadolženega za vzdrževanje, je lahko omejena na določeno kategorijo vozil.
Certifikacijski organ odločitev o podelitvi ali zavrnitvi izdaje spričevala subjekta, zadolženega za vzdrževanje, sprejme najpozneje štiri mesece po prejemu vseh informacij in dokumentacije, tj. od popolnosti vloge.
Znesek upravne takse se določi v skladu z Zakonom o upravnih taksah. Taksa za vložitev vloge je 4,50 evra. Taksa za izdajo spričevala za subjekt, zadolžen za vzdrževanje za vse naloge sistema vzdrževanja (štiri naloge), je 1.812,20 evra, taksa za izdajo spričevala za subjekt, zadolžen za vzdrževanje, v katerem se certificirajo upravljanje, razvoj vzdrževanja ali upravljanje vzdrževanja tirnih vozil (vse, razen 4. naloge), je 453,10 evra in taksa za izdajo spričevala za izvajanje vzdrževanja (4. naloga) je 906,10 evra.
Zoper odločbo varnostnega organa je dovoljena pritožba v 15 dneh od njene vročitve na drugostopenjski organ, tj. Ministrstvo za infrastrukturo Republike Slovenije, Langusova ulica 4, 1535 Ljubljana.
Zoper dokončno odločbo varnostnega organa je možno uveljaviti sodno varstvo s sprožitvijo upravnega spora v skladu z Zakonom o upravnem sporu (Uradni list RS, št. 105/06, 107/09 – odl. US, 62/10, 98/11 – odl. US, 109/12 in 10/17 – ZPP-E).