Stranka je lahko katera koli pravna oseba, ki zahteva izdajo dovoljenja za tip oziroma tirno vozilo. Predpisi EU ne postavljajo omejitev glede tega, kdo lahko vloži zahtevo. Običajno pa so to lahko: prevozniki v železniškem prometu, upravljavci infrastrukture, proizvajalci, lastniki ali uporabniki vozil.
Glede na primer dovoljenja oziroma željo stranke je lahko subjekt za izdajo dovoljenja bodisi Agencija Evropske unije za železnice (ERA) ali nacionalni varnostni organ (V Republiki Sloveniji je varnostni organ (NSA) Javna agencija za železniški promet Republike Slovenije – AŽP). Kadar se področje uporabe tipa oziroma tirnega vozila nanaša samo na območje ene države članice EU, lahko stranka izbira med pristojnostjo ERA ali NSA.
Kadar področje uporabe obsega območje dveh ali več držav članic EU, je subjekt za izdajo dovoljenja samo ERA, ki je pristojna tudi v primerih, ko ima tip oziroma tirno vozilo že dovoljenje za eno ali več držav članic in stranka želi razširitev področja na eno ali več dodatnih držav članic.
NSA je pristojen za izdajo dovoljenja za dajanje na trg tirnega vozila le, če iz vloge izhaja, da bo območje uporabe tirnega vozila samo omrežje Republike Slovenije in stranka izrecno navede, da naj o njegovi vlogi odloči varnostni organ (AŽP; v tem primeru je pri vložitvi vloge treba upoštevati nacionalna postopkovna pravila in zahteve). Pri razširitvi področja uporabe je varnostni organ pristojen samo v primerih, kadar želi stranka razširiti področje uporabe tirnega vozila, ki že ima dovoljenje za dajanje na trg (samo) na delu omrežja Republike Slovenije tudi na preostale dele omrežja Republike Slovenije.
Vse vloge (dovoljenje za tip in/ali dovoljenje za dajanje na trg) je treba oddati v elektronski obliki prek enotne vstopne točke (One-Stop Shop /OSS/), kjer se izmenjujejo vse informacije o postopkih in sprejetih odločitvah ter informacije komisije za pritožbe.
Vloga mora vsebovati vse informacije in dokazila, kot izhaja iz priloge I Uredbe (EU) 2018/545. Kjer je subjekt za izdajo dovoljenja varnostni organ (AŽP), je treba za obravnavo vloge izpolnjevati tudi preostale pogoje, kot izhaja iz Postopkovne zahteve in uporaba jezika.
Subjekt za izdajo dovoljenja mora najpozneje v enem mesecu od prejema vloge oceniti njeno popolnost in o tem obvestiti stranko. Končna odločitev o izdaji dovoljenja se izda najpozneje štiri mesece od popolnosti vloge. V primeru dovoljenja v skladu s tipom se končna odločitev izda v enem mesecu od prejema vloge.
Znesek upravne takse se določi v skladu z Zakonom o upravnih taksah. Taksa za vložitev vloge je 4,50 evra. Taksa za izdajo dovoljenja je 45,30 evra za posamezno vozilo (pri čemer se kot vozilo šteje vsaka enota, ki ima določeno svojo EVN-številko).
Zoper odločbo varnostnega organa je dovoljena pritožba v 30 dneh od njene vročitve na drugostopenjski organ: Republika Slovenija, Ministrstvo za infrastrukturo, Langusova ulica 4, 1535 Ljubljana. Zoper odločbo ministrstva ni pritožbe, možno pa je sprožiti upravni spor.