Predhodno sodelovanje pomeni postopkovno fazo, ki se izvede pred vložitvijo vloge za enotno varnostno spričevalo (novo spričevalo, posodobitev ali podaljšanje) in v kateri lahko prosilec od varnostnega organa RS, ki ga zadeva načrtovano območje obratovanja, zahteva dodatne informacije o naslednjih fazah postopka ocenjevanja varnosti, da bi lažje razumel, kaj se od njega pričakuje, in zmanjšal tveganje zamud pri izdaji enotnega varnostnega spričevala, ki bi lahko ovirale neprekinjenost poslovanja.
Faza predhodnega sodelovanja za prosilca ni obvezna, vendar je priporočljiva, saj lahko zmanjša možna tveganja v fazi ocenjevanja in olajša sam postopek ocenjevanja. Če se tako odloči, lahko prosilec vseeno neposredno odda svojo vlogo za enotno varnostno spričevalo. Če pa zahteva predhodno sodelovanje, se od različnih organov, ki jih zadeva območje obratovanja, zahteva, naj v njej sodelujejo.
Kadar prosilec zahteva predhodno sodelovanje, prek točke »vse na enem mestu« predloži informacije iz točk 1 do 6 priloge I Izvedbene uredbe Komisije 2018/763.
Da se prednosti predhodnega sodelovanja lahko v celoti izkažejo, svetujemo naslednje zaporedje:
- prosilec pripravi dokumentacijo, ki vsebuje vsaj pregled njegovega sistema varnega upravljanja, ter jo vloži prek točke »vse na enem mestu«,
- organ za izdajo varnostnih spričeval določi datum(e) sestanka (sestankov) in je odgovoren za organizacijsko ureditev (npr. kraj sestanka ali uporaba drugih komunikacijskih sredstev, povabilo strokovnjakom),
- prosilec določi dnevni red sestanka oziroma sestankov,
- strokovnjaki varnostnega organa RS, ki ga zadeva območje obratovanja, priskrbijo splošne rezultate oziroma značilne ugotovitve svojih prejšnjih nadzorov, kot je ustrezno,
- organ za izdajo varnostnih spričeval se usklajuje s prosilcem, da razpravljajo o vsebini dokumentacije predhodnega sodelovanja in, če je to pomembno za vlogo, povratnih informacijah o dejavnostih nadzora, ki jih izvede varnostni organ RS,
- prosilec vodi evidenco sestankov, tako da pripravi osnutek zapisnika ter ga pošlje v pregled in odobritev vsem udeležencem. Zapisnik sestankov je mogoče arhivirati v točki »vse na enem mestu«, da se olajša prihodnje ocenjevanje varnosti.
Predhodno sodelovanje naj bi se začelo dovolj zgodaj pred načrtovanim datumom oddaje vloge za enotno varnostno spričevalo. Za bolj zahtevne projekte priporočamo, da se predhodno sodelovanje začne najpozneje eno leto pred oddajo vloge za enotno varnostno spričevalo, da bi se zagotovila učinkovita izmenjava informacij med različnimi stranmi in zadosti časa, da prosilec uvede vse potrebne spremembe vloge. Trajanje predhodnega sodelovanja naj bi bilo sorazmerno glede na velikost in zahtevnost prihodnje vloge.
Ko prosilec zahteva predhodno sodelovanje, postane izbira organa za izdajo varnostnih spričeval zavezujoča, dokler:
- prosilec ne odda vloge za enotno varnostno spričevalo ali
- ne zahteva ustavitve predhodnega sodelovanja. Pri tem se lahko prosilec odloči zahtevati novo predhodno sodelovanje in izbere drug organ za izdajo varnostnih spričeval.
Fazo predhodnega sodelovanja je treba zaključiti pred oddajo vloge za enotno varnostno spričevalo na zahtevo prosilca ali ko se tako odločijo zadevne strani.